Kevytyrittäjän matkakorvaukset

Matkakorvaukset saattavat aiheuttaa kevytyrittäjälle kummastusta. Mitkä kulut kuuluvat asiakkaan maksettavaksi, mitkä vähennetään verottajalta? Matkakustannukset muodostavat usein ison menoerän kevytyrittäjän kukkaroon hänen suhaillessa asiakastapaamisesta tai työmaakohteesta toiseen, joten kustannuksia ei missään nimessä kannata jättää huomioimatta.

Artikkelin pikalinkit: Milloin matkakorvausta voidaan maksaa? / Matkakorvaukset, kun liikut omalla autolla / Päivärahat / Matkakulut ja ateriakorvaukset erityisalalla / Matkakorvaukset, kun liikut julkisilla / Matkakulut oman asunnon ja työpaikan välillä

Milloin matkakorvausta voidaan maksaa?

Jos joudut matkustamaan työsi takia, sinulle voidaan korvata matkakorvauksia Omapajan kautta. Matkakorvauksia ovat kilometrikorvaus omalla ajoneuvolla matkustettaessa sekä päivärahat.

Matkakorvaukset on tarkoitettu korvaamaan palkansaajalle työmatkoista aiheutuvia kustannuksia. Tässä on tärkeää ymmärtää, mitä työmatkalla tarkoitetaan verotuksessa. Verohallinnon ohjeessa työmatka määritellään näin:

"Työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Mikäli palkansaajalla työn luonteen vuoksi ei ole varsinaista työpaikkaa, työmatkana pidetään matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työn suorittamiseksi asunnoltaan erityiselle työntekemispaikalle. Työmatkana ei pidetä palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa eikä työkomennuksen kestäessä tehtyjä viikonloppu- ja muita vastaavia matkoja asunnon ja erityisen työntekemispaikan välillä."

Jos palkansaajalla on siis olemassa varsinainen työpaikka, työmatkalla ei tarkoiteta matkaa kotoa työpaikalle. Tällaisista kodin ja työpaikan välisistä matkoista voi hakea vähennystä palkansaajan omassa verotuksessa.

Kun palkansaaja tekee työmatkan omistamallaan ajoneuvolla, voidaan hänelle maksaa kilometrikorvauksia. Kun työmatka tehdään julkisilla kulkuvälineillä, voidaan palkansaajalle korvata lippua vastaava summa kuittia vastaan.

Pitempien työmatkojen ollessa kyseessä palkansaajalle voidaan maksaa päivärahaa tai alasta riippuen myös ateriakorvausta. Omapajan asiakkaana löydät omilta sivuiltasi hakemukset, jotka täyttämällä pääset hakemaan matka- ja kulukorvauksia. 

Matkakorvaukset tulee ottaa puheeksi asiakkaan kanssa jo toimeksiantosopimusta laatiessa, jotta lopulliset kustannukset eivät tulisi kummallekaan osapuolelle yllätyksenä ja jotta korvaukset voidaan maksaa verovapaina.

Matkakorvaukset, kun liikut omalla autolla

Jos teet työmatkan omalla autollasi, voit hakea kilometrikorvausta paikkaamaan matkasta aiheutuneita kuluja. Korvaushakemus tehdään jokaiselta työmatkalta erikseen. Kilometrikorvaushakemukseen merkitään matkan alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä tarkka kellonaika. Hakemukseen kirjataan lähtö- ja saapumispaikka yksityiskohtaisella osoitteella. Merkitse myös autosi mittarilukema matkalle lähtiessä ja matkalta palatessasi. Voit esimerkiksi napata kuvan puhelimeesi itsellesi muistiin mittarilukemasta ennen matkan alkua.

Huomioi että kuvaat tai kirjoitat ylös autosi mittarilukeman ennen työmatkasi alkua!

Varaa autosi hansikaslokeroon tai vastaavaan paikkaan ajopäiväkirja , johon teet merkinnät aina ajon alussa sekä lopussa. Ajopäiväkirjasta(mobiili/työpöytä) on olemassa myös runsaasti puhelimeen sopivia sähköisiä sovelluksia, joita on helppo hyödyntää omaan tarkoitukseen. 

Merkitse matkan kohde ja tarkoitus mahdollisimman selkeästi. Pelkkä ”työmatka” ei riitä, vaan kerro työmatkasta seikkaperäisemmin. Esimerkiksi ”matka Asiakas Oy:n toimistolle palaveriin” tai ”matka työmaakohteeseen Ouluun asentamaan asiakkaan keittiön kiintokaapit”. Kilometrikorvauksen summa on kiinteä, etkä voi laskuttaa matkakustannuksia esimerkiksi todellisen polttoaineen kulutuksen mukaan. 

Jos mukanasi on kuitenkin lastia tai joudut ajamaan metsäautotiellä, saat tästä hyvästä lisäkorvauksen. Valitse hakemukseesi käyttämäsi ajoneuvotyyppi  (auto, moottorivene- tai kelkka) sekä tarpeen tullen perävaunu, raskas kuorma, ajaminen metsäautotiellä tai mahdolliset matkustajat. Matkustajan tulee olla työhön liittyvä (työtoveri, asiakas yms.) kuljetettava, eli et voi merkitä matkustajaksi päiväkotiin vietävää lasta. 

Jos olet sopinut asiakkaasi kanssa matkakustannusten korvaamisesta etukäteen, ne voidaan korvata sinulle verovapaasti. Tämä koskee sekä laskun loppusummaan lisättäviä kuluja että osana kokonaiskorvausta maksettavia kuluja. 

Jos et ole sopinut kuluista asiakkaasi kanssa, ei niitä voida käsitellä millään tavalla Omapajan palkanlaskennassa. Voit sen sijaan tallentaa kuluihin liittyvät tiedot henkilökohtaiseen arkistoosi laskutusjärjestelmässämme ja hakea kuluja korvattavaksi omassa verotuksessasi.

Päivärahat

Omapajan matkakorvaushakemus laskee työmatkan alku- ja päättymisajan perusteella puolestasi, voidaanko sinulle maksaa kokopäivärahaa tai osapäivärahaa matkalta.

Päiväraha on tarkoitettu korvaamaan työmatkasta aiheutuneita kustannuksia. Summa on kiinteä, eikä riipu siitä, oletko nauttinut omia eväitä vai aterioinut ravintolassa. 

Päiväraha riippuu työmatkasi kestosta (kokopäiväraha yli kymmenen ja osapäiväraha yli kuusi tuntia). Päivärahaa voi hakea myös ulkomaille kohdistuneisiin työmatkoihin. 

Toimita ajopäiväkirja tai vastaava dokumentti liitteeksi myös päivärahoja hakiessasi.

Matkakulut ja ateriakorvaukset erityisalalla

Erityisalojen töissä työkohteet vaihtuvat usein ja kohteissa työskennellään vain lyhyen aikaa. Erityisaloja voivat olla esimerkiksi rakennus-, maanrakennus- ja metsäala työnkuvasta riippuen. Erityisalalla työskentelevien palkansaajien matkakorvauksia koskeva sääntely poikkeaa yleisestä työmatkoja koskevasta sääntelystä.

Erityisalan säännöksiä sovelletaan vain työntekijän päivittäisiin matkoihin ja vain niihin työntekijöihin, joilla ei ole varsinaista työpaikkaa. Jos erityisalan työntekijällä on varsinainen työpaikka tai hän yöpyy työmatkalla, häneen sovelletaan yleisiä työmatkaa koskevia säännöksiä. Lisätietoa löytyy verohallinnon sivulta.

Verohallinnon ohjeessa on mainittu erityisalan matkojen osalta näin:

"Erityisalan päivittäisillä matkoilla tarkoitetaan työntekijän asunnon ja erityisen työntekemispaikan (esimerkiksi työmaa) välisiä matkoja. Toisin kuin muilla aloilla, työnantaja voi maksaa erityisalan työntekijälle päivittäisiltä asunnon ja erityisen työntekemispaikan välisiltä matkoilta vain matkustamisesta aiheutuneita kuluja (esimerkiksi kilometrikorvaus).

Jos toimeksiantaja ei korvaa matkakuluja erityiselle työntekemispaikalle, kulut voi vähentää verotuksessa. Tarkemmat tiedot erityisalojen matkakorvausten vähentämiseen löydät verohallinnon sivuilta.

Matkakorvaukset, kun liikut bussilla tai muulla julkisella liikennevälineellä

Kun teet työmatkan julkisilla liikennevälineillä, kuten junalla tai linja-autolla, voit vähentää sinulle aiheutuneet menot merkitsemällä ne Omapajan järjestelmään Kulukorvaukset -osioon. Sinulle voidaan korvata vain niitä kuluja, jotka olet itse jo maksanut, eli lippuja ei voi maksattaa etukäteen kulukorvausten kautta.

Julkisilla kulkuvälineillä tehdyt työmatkat merkitään kulukorvauksiin.

Merkitse kulukorvauksiin ostopaikka ja päivämäärä, sekä lisätietoihin matkan tarkoitus. Valitse kuvausriviltä kohta ”matkakulut” sekä alv-kanta. Tarkista kulun oikea alv-kanta kuitista. Liitteeksi tarvitset kuvan lipustasi pdf-muodossa tai esimerkiksi skannattuna tai valokuvattuna. Liitteestä tulee käydä ilmi, mitä on ostettu, milloin osto on tapahtunut sekä hinta ja arvonlisäveroerittelyt.

Mikäli liität kulukorvaushakemukselle laskun, tulee sinun lisätä todisteeksi maksukuitti. Maksukuitiksi käy esimerkiksi kuvakaappaus tilitapahtumasta. 

Matkakulut oman asunnon ja työpaikan välillä

Palkansaaja on oikeutettu vähentämään verotuksessa asunnon ja työpaikan väliset matkakustannukset ansiotulon hankkimisesta aiheutuneena menona. Tämä tulee kuitenkin tehdä omalla veroilmoituksellasi. Kodin ja työpaikan väliset matkakulut vähennetään halvimman mahdollisen kulkuneuvon mukaan.

Mikäli työpaikkasi ja kodin välillä surraa toimiva julkinen liikenne, vähennetään työmatkasta aiheutuvat kustannukset edullisimman lipunhinnan mukaan, vaikka käyttäisitkin matkaan omaa autoasi.

Matkakustannuksiin sisältyy omavastuu, joka vuosina 2022 ja 2023 on 750 euroa. Lisätiedot ja ohjeet matkakustannusten vähentämiseen löydät verohallinnon sivuilta.

Jos sinulla on kysymyksiä työstäsi aiheutuvista matkakustannuksista ja matkakorvauksista, ota yhteyttä asiakaspalveluumme.