10.9.2021 11:45 Lukuaika 13 min

Ilmainen laskutusohjelma ei hoida kirjanpitoasi

Ilmainen laskutusohjelma kuulostaa ajatuksena mahtavalle, mutta mitä kaikkea omalle vastuulle jää, kun laskutuksesta haluaa suoriutua itsenäisesti?

Kun laskutettavaa kertyy kuukausitasolla vähän, voi olla tarpeen tarkastella laskutuksesta kertyviä kustannuksia. Laskut voi luoda itsekin perinteistä toimisto-ohjelmaa käyttäen tai netin ilmaisia laskutusohjelmia hyödyntäen.

Laskun luominen itsenäisesti on periaatteessa yksinkertaista, mutta laskuista, perinnästä, eräpäivistä ja arkistoinnista huolehtiminen jää silloin omille harteille.

Omapajassa saat laskutusohjelman lisäksi käyttöösi myös kirjanpitopalvelut

Vaikka et olisi ilman y-tunnusta kirjanpitovelvollinen, tekee kirjanpito laskutuksen pyörittämisestä huomattavasti helpompaa. Näet heti mitä olet laskuttanut asiakkaalta aiemmin, pysyt selvillä eräpäivistä ja perintätoimenpiteistä, pääset laskemaan keskimääräisen kuukausi- tai vuosiansiosi sekä saat tienaamasi eurot ilmoitettua verottajalle oikein.

Tekemillesi laskuille täytyy siis itse muodostaa jonkinlainen fyysinen tai sähköinen kansio, josta tiedot ovat helposti noudettavissa. Yksityishenkilön tulen säilyttää veroilmoitukseen liittyvät kuitit kuusi vuotta, yrittäjän tositteista riippuen 6 – 10 vuotta.

Lähetetyille, avoimille ja maksetuille laskuille tulisi olla erilliset kansiot. Näin pysyt selvillä siitä, kenelle olet jo laskun lähettänyt, kuka on sen maksanut ja kenelle tulee lähettää maksumuistutus tai perintäkirje.

Maksuliikenteen seuraaminen onnistuu parhaiten oman verkkopankin kautta. Pidä kirjaa myös työhösi liittyvistä matka- tai hankintakuluista, mahdollisista maksamistasi pakollisista kuluista (kuten YEL) sekä tulon ansaitsemiseen liittyvistä, sinulle kohdistuvista laskuista.

Kannattaa pohtia tarkoin, onko kirjanpito sinulle raastavaa jumppaa, joka vie ikävästi aikaa varsinaisilta töiltäsi tai vapaa-ajaltasi. Omapajan palvelumaksuihin sijoitetut sentit säästävät sinua suuremmilta stresseiltä.

Omapajan laskutuspalvelu huolehtii palvelumaksun hinnalla puolestasi laskutuksen, perinnän, arkistoinnin sekä tietojen luovuttamisen verottajalle. Kaikki ilman kiinteitä kuluja tai aloitusmaksuja! 

Myös Excel voi olla laskutusohjelma - ilmainen ja valmiiksi koneellasi

Jos kuitenkin pidät itsenäistä kirjanpitoa tärkeänä ja päätät nähdä vaivaa saadaksesi hoidettua laskutuksen ilmaiseksi, tarkalla järjestelmällisyydellä saat laskutuksen onnistumaan.

Laskutuksessa pääsee tarvittaessa ripeästi alkuun käyttämällä perinteisiä toimisto-ohjelmia ja niiden laskupohjia. Esimerkiksi ilmainen Excel-pohja tai Word-pohja löytyy lähes jokaisen yrittäjän tietokoneelta.

Voit käyttää mitä tahansa tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaa laskujen muodostamiseen. Laskun tekeminen on nopeampaa, kun käytössäsi on valmis laskupohja. Ladattavia laskupohjia on verkossa tarjolla todella paljon.

Kannattaa harkita myös ihan oman laskupohjan tekoa, mikäli valmiit mallit eivät tunnu vastaavan tarpeitasi. Laskun tekemistä helpottaa tallennettu laskupohja, jonka voit tyhjentää aina seuraavaa tietojen täyttämistä varten.

Toimisto-ohjelmien käyttäminen laskutuksessa voi onnistua, mikäli kuukausittaisten laskujesi määrä on suhteellisen pieni. Kuitenkin varsinaisen ilmaisen laskutusohjelman käyttämisessä on useita etuja. Moni toimija tarjoaa ilmaisia laskupohjia verkossa.

Suuret tilitoimistot tarjoavat myös omia laskutusohjelmiaan yritysten käyttöön. Yleensä peruspaketti, niin sanottu karvalakkimalli laskutukseen tarkoitetusta ohjelmasta, voi olla ilmainen, mutta edistyneemmät ja monipuolisemmat versiot ovat maksullisia.

Omapajan kevytyrittäjien käyttämä laskutustyökalu on helppokäyttöinen.  Laskun luonti on yksinkertaista ja voit selata vanhoja maksutapahtumiasi pitkällä aikavälillä. 

 

Miten olisi automatisoitu laskutus?

Kun asiakasmäärä kasvaa ja laskutettavaa tulee enemmän, voi olla aika harkita automatisoitua laskutusta. Voit kohdata tarpeen muuttaa esimerkiksi tarjouksen laskuksi tai laskun muistutuslaskuksi. Laskutuskäyttöön tarkoitetun ohjelman avulla voit tehdä useampia laskuja ja olla vaivattomasti myös perillä siitä, mitkä niistä on maksettu.

Ohjelmaan voit tallettaa asiakkaat ja tuotteet. Asiakkaille voi luoda useammassa tapauksessa myös valmiita laskupohjia. Laskujen tekemiseen sekä seuraamiseen kuluu aiempaa vähemmän aikaa ja virheet vähenevät.

 

Imagon kannalta on tärkeää, että kaikessa ulospäin suuntautuvassa viestinnässä yritystoiminnastasi välittyy yhdenmukainen ja selkeä kuva.

 

Kun käytät laskutukseen tarkoitettua ohjelmaa, laskusi näyttävät selkeästi ammattimaisemmilta asiakkaittesi silmissä. Laskutuksen oikeellisuuden näkökulmasta on tärkeää, että lasku sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Ohjelman avulla saat esimerkiksi nämä tärkeät tiedot sijoittumaan oikeisiin paikkoihin:

  • luontipäivä ja laskun numero
  • laskutettavan nimi, y-tunnus ja osoite
  • oman yrityksen nimi, y-tunnus ja osoite
  • laskutettavien tuotteiden ja/tai palveluiden määrä ja luonne
  • tuotteiden ja/tai palveluiden yksikköhinta, alv-kanta ja sen osuus
  • maksuaika ja tiedot viivästyskuluista

Imagon kannalta on tärkeää, että tekemistäsi laskuista välittyy maksutietojen ja laskun loppusumman lisäksi myös yhdenmukainen ja selkeä kuva yrityksestäsi. Laskutukseen tarkoitetut ohjelmat tarjoavat yleensä käyttöösi personoidut laskut, eli voit lisätä laskulle näkyviin esimerkiksi yrityksesi logon.

Riittääkö ilmainen sähköinen laskutusohjelma?

Yrityksillä on hyvinkin toisistaan poikkeavia tarpeita laskutukseen liittyen. Mikä sopii kaimallesi, ei välttämättä ole paras vaihtoehto sinun yritystoimintasi tueksi. Minkä tyyppistä yritystoimintasi on?

Mitä, milloin ja kuinka paljon laskutat? Onko tarve seurata esimerkiksi projektin kustannuksia tai kaipaatko muita liiketoimintaa ohjaavia toimintoja?

Mikäli yritystoiminnassasi on projekti- ja urakkatyöskentelyä, rinnalle tarvitaan yleensä kustannuspaikka- tai projektiseurantaa. Niiden avulla voidaan seurata budjettia ja kannattavuutta. Useimmilla suuremmilla ohjelmistotaloilla laskutukseen linkitettäviä seurantaominaisuuksia on sisällytetty ohjelmistopaketteihin.

laskupino-manuaalinen-tyo

Omapajan laskutuspalvelun avulla säästät aikaasi manuaaliselta työltä ja tarkastukselta.

Mikäli laskutat samoja toimintoja säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain, ajankäytön hallinnan kannalta käyttöön sopii laskutukseen tarkoitettu ohjelma, joka tukee massalaskutoimintoja. Massalaskutuksen avulla voit luoda asiakkaalle (yhdelle tai useammalle) laskut samalla kertaa esimerkiksi vuodeksi eteenpäin.

Mikäli joudut tekemään asiakkaalle useita pieniä laskutapahtumia, hyödyt koontilaskutuksesta. Koontilaskutuksella voidaan saman asiakkaan laskutapahtumia kasata vaikkapa kerran kuukaudessa tai tietyn euromääräisen rajan ylittyessä tapahtuvaksi laskutukseksi.

 

Saatavien kasvaessa reskontra- ja perintätoiminnot tulevat tarpeellisiksi.

 

Saatavien kasvaessa reskontra- ja perintätoiminnot tulevat tarpeellisiksi. Kun valitset toimintaasi sopivaa ohjelmaa laskutukseesi, ota huomioon, voidaanko myyntilaskut siirtää reskontraan tai kirjanpito-ohjelmaan. Joissakin ohjelmissa nämä toiminnat kuuluvat pakettiin integroituina.

Laskutusprosessin kehitystä ja laskutusohjelmaa valittaessa kannattaa pyrkiä ennakoimaan myös yrityksen tulevia tarpeita. Mikäli tavoitteena on asiakasmäärän ja sen myötä myös laskutusmäärän kasvattaminen, voi olla järkevämpää valita heti alkuunsa kattavampi laskutusohjelmapaketti. Ilmaisen laskutusohjelman ominaisuudet ei tähän välttämättä riitä.

Laskutusohjelma läpinäkyväksi – Mitä pakettiin kuuluu?

Jotta voit tehdä vertailuja maksullisen ja ilmaisen laskutusohjelmien välillä, sinun tulee kiinnittää huomiota kokonaisuuteen. Esitä itsellesi ainakin seuraavia kysymyksiä ennen ohjelman valintaa:

  • Millaiset ovat aloituskustannukset?
  • Pitääkö ohjelman päivityksestä maksaa?
    • Tarkkaile tätä erityisesti, jos mielessäsi on ilmainen ohjelma.
    • Esimerkiksi lainvaatimat arvonlisäveron muutokset täytyy pystyä päivittämään.
  • Onko kyseessä tarpeeksi suuri ohjelmistotalo, joka pystyy tarjoamaan todennäköisesti palvelun sinulle vuosiksi eteenpäin?
  • Millä ehdoilla ja millaisella irtisanomisajalla voit irtisanoa sopimuksen?
  • Millaisia laskutuspalvelun ominaisuuksia tarvitset käyttöösi?
    • Tuletko toimeen pelkillä perusominaisuuksilla vai tarvitseeko liiketoimintasi joitain erityisiä ominaisuuksia laskutusta varten?
  • Tarjoaako ohjelma sekä verkko- että paperilaskutuksen ja lisäksi paperilaskujen postituksen tarvittaessa?
  • Millaisia maksuehtoja ohjelma tarjoaa?
    • Heti
    • 7 päivää
    • 14 päivää
    • 30 päivää
  • Voiko ohjelmalla luoda viivakoodeja ja virtuaaliviivakoodeja?
  • Voiko ohjelmalla luoda hyvityslaskuja?
  • Voitko lähettää ohjelmalla maksumuistutuksen?
  • Toimitko kansainvälisillä markkinoilla?
    • Taipuuko ohjelma useammalle kielelle ja valuutalle?
  • Millaista raportointia tai koostepalvelua ohjelma sisältää?
  • Onko ohjelma turvallinen käyttää?
    • Käyttääkö palvelu varmistettuja tietokantoja ja konesaleja?
    • Tekeekö palveluntarjoaja varmuuskopiot automaattisesti?
  • Millaista tukea saat palveluun?
    • Saatko apua ohjelman käyttöön toivomassasi kanavassa toivomaasi aikaan?
    • Kuinka paljon tukipalvelut maksavat?

Laskut lankoja pitkin – verkkolaskutus

Kotimaamme on edelläkävijä pankkipalveluiden digitalisoinnissa, ja myös verkkolaskutus on yhä suositumpaa. Rahat siirtyvät tililtä toiselle yleensä edullisemmin, mikäli transaktio tapahtuu verkon välityksellä. Tämä on syytä muistaa myös yritysten maksuliikenteessä.

Tarkistathan siis maksuliikenteen hinnaston pankistasi? Esimerkiksi viitenumerolla varustettu lasku voi olla edullisempi kuluiltaan kuin jos laskussa yksilöintitietona on pelkkä viesti.

Mikäli osaamisestasi halutaan maksaa ainoastaan verkkolaskulla, et pärjää enää perinteisillä toimisto-ohjelmilla vaan tarvitset käyttöösi ohjelman, joka on erityisesti laskutusta varten suunniteltu. Laskutettavien vaatimusten ohella laskutuksesi volyymi määrittelee hyvin pitkälle sen, missä vaiheessa yrityksesi kannattaa siirtyä sähköiseen laskutukseen.

Verkkolaskutuksen edut tiivistetysti ovat:

  • helppous
  • nopeus
  • varmuus
  • virheettömyys
  • luontoystävällisyys
  • edullisuus

Sähköinen laskutus nopeuttaa maksuprosessia esimerkiksi siitä syystä, että verkkolasku menee suoraan oikealle henkilölle käsiteltäväksi. Pienyrittäjän kassavirta ei välttämättä kestä useinkaan sitä, että lasku hukkuu laskutettavan yrityksen sähköpostilaatikkoon.

Verkkolaskutus voi vähentää laskutukseen liittyviä pullonkauloja. Laskutusohjelman tai -palvelun avulla autat asiakastasi maksamaan laskunsa sinulle ajallaan.

Joka tapauksessa laskutustyön automatisointi usein kannattaa, jotta voit keskittyä tekemään sitä, mitä parhaiten osaat. Aluksi voi kokeilla, miten ilmainen laskutusohjelma toimii käytännössä ja siirtyä sitten maksulliseen.